Artikkelin sisällysluettelo
- Tapahtuman järjestäminen alkaa suunnittelulla
- Tapahtumatuotanto – tapahtuman järjestäminen ja perusasiat
- Tapahtumahallinta ja tapahtumateknologia
- Tapahtumatekniikka
- Tapahtumaturvallisuus
- Tapahtumatuotanto – muita asioita
- Tapahtumanjärjestäjälle lopuksi
Tapahtuman järjestäminen alkaa suunnittelulla
Tapahtuman suunnittelu on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta. Suunnitteluprosessiin kuuluu tapahtuman tavoitteen määrittäminen, joka auttaa keskittymään siihen, mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa. Tapahtuman palvelumuotoilu puolestaan takaa, että tapahtumasta tulee kävijöille mahdollisimman miellyttävä kokemus. Tämä sisältää esimerkiksi tilan suunnittelun, tarjoilujen valinnan ja ohjelman suunnittelun. Lopuksi, kohderyhmän määrittely auttaa varmistamaan, että tapahtumasta tulee kiinnostava ja relevantti juuri niille, joita halutaan tavoittaa.
Tiivistä tapahtuman tavoite!
Aivan aluksi on syytä määritellä tapahtuman tavoite. Hyvä tapa onkin tuottaa parin lauseen mittainen tiivistys, joka sisältää tapahtuman ydintavoitteen sekä kohderyhmän. Määrittelyyn on järkevää osallistaa useampi ihmisiä. Tiivistäminen saattaa osoittautua haastavaksi, mutta se on erittäin tärkeää. On yllättävän yleistä, että tapahtumaa toteuttavat sidosryhmät eivät todellisuudessa tiedä, miksi tapahtuma ylipäätään järjestetään. Tapahtuman ydinajatuksen kirkastamisesta hyötyvät kaikki: tapahtumamarkkinointi, tapahtumatekniikka, esiintyjät ja niin edelleen.
Tapahtuman palvelumuotoilu – ydinidea
Kirjassa Event Design Handbook – Systematically Design Innovative Events Using Event Canvas (Frissen, Janssen & Luijer; BIS Publishing, 2016) esitellään erinomainen tapahtumien ideointiprosessi, joka muistuttaa palvelumuotoilua. Lähtökohtana on ajatus, että onnistunut tapahtuman järjestäminen luo arvoa muuttamalla sidosryhmien käyttäytymistä. Käyttäytymisellä viitataan esimerkiksi muutoksiin asenteissa, tunnetiloissa ja olemuksessa, uusiin opittuihin asioihin tai taitoihin sekä siihen, mitä tapahtumakävijä tapahtumasta kertoo eteenpäin. Henkilö X voi olla esimerkiksi skeptinen asian Y suhteen, mutta tapahtumasta lähtiessään hän on tyytyväinen saatuaan lisätietoa ja päättää hankkia asiaan Y liittyvän tuotteen.
Tapahtuman järjestäminen ja kohderyhmät
Ennen varsinaisen palvelumuotoiluprosessin aloittamista tulisi kirjoittaa ylös mahdollisimman selkeästi tapahtuman tavoite sekä miettiä, mitkä sidosryhmät ovat osallisena tavoitteen saavuttamisessa. Sidosryhmiä ovat tapahtumakävijöiden lisäksi esimerkiksi rahoittajat, esihenkilösi, tapahtumatiimisi ja niin edelleen. Tästä usein pitkäksi muodostuneesta listasta tulisi valita sellaiset ryhmät, joita ei ainostaan tule informoida, ottaa mukaan tuotantoon tai vakuuttaa, vaan poimia ne, jotka täytyy todella säväyttää ja ihastuttaa tavoitteen saavuttamiseksi. Nämä sidosryhmät ovat ne ryhmät, joiden ehdoilla tapahtuma tulisi suunnitella.
Seuraavaksi on tarpeen pohtia valittujen sidosryhmien tarpeita sekä selvittää, miten kyseisen ryhmän edustajat arvioivat näiden tarpeiden täyttymistä. On erityisen hyödyllistä varmistaa sidosryhmiin kuuluvilta henkilöiltä, pitävätkö tapahtumatiimin oletukset ryhmästä ja sen tarpeista paikkaansa. Myös empatiakarttojen tekeminen on järkevää.
Tapahtuman suunnittelutyökalu
Varsinainen suunnittelutyökalu otetaan käyttöön määrittelemällä sidosryhmäkohtaisesti, millaista muutosvaikutusta ja arvonluontia tapahtumalla tavoitellaan. Siinä otetaan huomioon esimerkiksi, millaisten asioiden kanssa sidosryhmä kipuilee, millaisia odotuksia ryhmällä on ja kuinka tapahtuma voisi parhaansa mukaan vastata niihin. Seuraavaksi määritellään ne konkreettiset realiteetit, joiden puitteissa tapahtuman järjestäminen toteutetaan sidosryhmän näkökulmasta. Mitä sidosryhmän jäseniltä vaaditaan osallistumiseen? Maksaako se jotakin? Millaisia asioita kohderyhmän edustaja yrittää saada aikaan (verkostoitua, oppia jne.?) ja millaisia asioita sidosryhmälle voidaan luvata tapahtuman tarjoavan välittömästi?
Näiden osin toistensa päällekkäistenkin asioiden pohtimisesta muodostuu perustus, jonka päälle voidaan suunnitella tapahtuman informatiiviset sisällöt (mitä tietoa halutaan välittää ja miten tieto olisi järkevintä välittää) sekä kokemusmatka (mitkä ovat ne hetket, jolloin sidosryhmään syntyy kontakti, millainen tunnekokemus tulisi saada aikaan ja millä keinoin). Kirja haastaa luomaan muutaman eri tapahtumakonseptin, sillä ensimmäinen toteutusidea voi saada vieläkin paremman sisaruksen!
Ylipäänsä tapahtuman tavoite ja selkeän kohderyhmän määrittely ovat vahvimmat työkalusi tehdessäsi valintoja tuotannon toteutukseen. Jos tietty asia ei edistä tapahtuman tavoitetta tai kiinnosta kohderyhmääsi, tiedät mitä tehdä.
Tapahtumatuotanto – tapahtuman järjestäminen ja perusasiat
Tapahtuman järjestäminen on mitä suurimmassa määrin budjetinhallintaa. Johanna Catani suosittelee kirjassaan Onnistunut yritystapahtuma – Järjestäjän käsikirja (Alma Talent, 2017) lähestymistapaa, jossa 85 % budjetista allokoidaan todellisiin menoihin ja 15 % jätetään varalle yllättäviä menoja silmällä pitäen, sillä tilanteet muuttuvat aina. Kannattaa huomioida myös eri arvonlisäverokannat (lipunmyynti, esiintyjien palkkiot jne.). Tapahtuman rahoittajien löytäminen saattaa vaatia runsaasti jalkatyötä varsinkin ilman taustaorganisaatiota. Sponsoreita hankkiessa kannattaa esittää asiansa mahdollisimman selkeästi.
Tapahtuman järjestäminen ja suunnittelu lähtee aina tilasta. Tilavaraus kannattaa tehdä ajoissa, sillä varauksia tehdään yllättävänkin pitkälle tulevaisuuteen. Tilassa kannattaa ehdottomasti käydä paikan päällä ja selvittää siihen liittyvät yksityiskohdat esimerkiksi logistiikan, tekniikan, cateringin ja tapahtumahenkilöstön osalta.
Tapahtuman ajankohdan lukkoon lyöminen auttaa merkittävästi kaikessa suunnittelussa.
Virtuaalitapahtuma, hybriditapahtuma vai livetapahtuma?
Tapahtumat voidaan jakaa kolmeen ryhmään: perinteiset, fyysisessä tapahtumatilassa järjestettävät tilaisuudet, virtuaalitapahtumat sekä näiden yhdistelmät eli hybriditapahtumat.
Toteutustapa on syytä valita tuotannon alkuvaiheessa. Hybriditapahtuman järjestäminen tarkoittaa käytännössä kahden tapahtuman järjestämistä yhtä aikaa, ja osallistujan kokemuspolut täytyy suunnitella erikseen. Etäosallistuminen vaatii toisinaan myös varsin monimutkaisia teknisiä järjestelyitä, joista tekniikantoimittaja haluaa tietää hyvissä ajoin.
Mikäli virtuaalitapahtuman järjestäminen kiinnostaa enemmänkin, lue webinaarin järjestäminen -artikkelimme.
Tapahtuman ohjelma
Ohjelman valitseminen tapahtumaan on varmasti yksi suunnitteluvaiheen mielekkäimmistä työvaiheista. Usein suuri osa ohjelmasta muodostuu kuin itsestään. Mikäli tapahtuman tavoite ja kohderyhmä on selkeästi määriteltynä, on helppo arvioida sisällöllisiä valintoja ja ideoita: palveleeko tapahtuman järjestäminen ja sen ohjelma tapahtuman tavoitteita? Content is really the king – sisältö on kuningas!
Saatuasi ihmisen osallistumaan eli sijoittamaan aikaansa tapahtumaasi, olet ansainnut todennäköisesti henkilön jakamattoman huomion. Tarkkaavaisuus siirtyy kuitenkin hyvin nopeasti esimerkiksi somen ihmeelliseen maailmaan, ellet kykene rakentamaan ohjelmaa riittävän kiinnostavaksi, soljuvaksi ja sopivasti tauotetuksi.
Asiansa osaavan juontajan roolia tuskin voi yliarvioida. Erittäin asiapainotteinenkin tilaisuus muuttuu taitavan juontajan johdolla kokemukseksi, jonka osallistuja kokee olevan aikansa arvoinen.
Tapahtumamarkkinointi
Tapahtuman brändi
Jokaisella tapahtumalla on brändi, halusit sitä tai et. Siksi sidosryhmille viestittävä mielikuva kannattaa suunnitella. Mikäli tapahtuman tavoite ja kohderyhmä ovat kirkkaana mielessä, brändin rakentaminen on huomattavasti helpompaa. Joskus tapahtumilla on oma brändi, ja toisinaan tapahtuman järjestäminen nimenomaisesti vahvistaa järjestävän organisaation brändiä. Oli tilanne mikä tahansa, mielikuvamarkkinointi on taitolaji, ja erinomaisiin suorituksiin pyrkiessään kannattaa valjastaa tehtävään ammattilainen. Yhtenäinen tapahtumabrändi on suoraan yhteydessä kohderyhmän osin alitajuiseenkin mielikuvaan organisaation laadukkuudesta, arvosta ja ammattitaidosta.
Tapahtuman brändin tulisi ohjata tapahtuman tunnelmaa, teemaa ja esteettisiä valintoja kalustuksen sekä tapahtumatekniikan osalta.
Kohderyhmät ja kanavat
Aivan aluksi on syytä määritellä kohderyhmät. Esimerkiksi maksettu somemarkkinointi vaatii ehdottomasti asiakasryhmien muodostamista erinäisten demografisten kriteerien sekä kiinnostuksen kohteiden perusteella. Tehtävä on huomattavasti helpompi, mikäli suunnitteluvaiheessa on määritelty tapahtuman onnistumisen kannalta oleellisimmat sidosryhmät.
Kohderyhmät määrittävät markkinointikanavat, joita kannattaa harkita tapahtumasta riippuen:
- sosiaalinen media (+ maksettu mainonta)
- verkkosivusto
- organisaation sisäiset viestintäkanavat
- printtimedia
- valotaulut, julkisen liikenteen mainospaikat jne.
- radio / TV
- yhteistyötahot edistämään markkinointia
- tempaukset, pienemmät tapahtumat, osallistuminen toisiin tapahtumiin
- sähköpostimarkkinointi
Tapahtumamarkkinoinnin ammattilainen osaa kertoa, mitä kanavia tulisi käyttää, milloin ja kuinka paljon. Maailmamme on nykyään täynnä mainoksia, markkinointia ja monenlaista muuta viestintää, joten erottuminen on todella haastavaa. Markkinointi sisältää usein testaamista ja saatujen tulosten perusteella toimintatapojen kehittämistä.
Erityisesti sosiaalisen median alustojen algoritmit päivittyvät jatkuvasti, joten ajallisesti erittäin pitkien markkinointisuunnitelmien tekeminen ei välttämättä ole tehokasta. Erityisesti somen maailmassa joustavuus on tärkeää, mutta tietenkin tulisi pysyä yleisen markkinointisuunnitelman puitteissa.
Muista huolehtia tietosuojaan liittyvistä seikoista. Selvitä, millaisia säädöksiä markkinointiin liittyy.
Tapahtuman verkkosivut
Laatumielikuva tapahtumasta nousee merkittävästi, mikäli sillä on oma verkkosivusto. Sivuja on mielekästä ajatella (digi)markkinoinnin ytimenä, jota muut kanavat tukevat. Sivustoa ei välttämättä kannata luoda nollista, sillä monet tapahtuma-alustat tarjoavat myös laskeutumissivun nettiin.
Tapahtuman nettisivustoksi riittää usein yhden sivun kokonaisuus, josta löytyy tiiviissä muodossa informaatio tapahtumasta. Mikäli haluat sivuston löytyvän Googlesta tietyillä hakusanoilla, sivusto on syytä hakukoneoptimoida, ja silloin on useimmiten järkevää kääntyä ammattilaisen puoleen.
Sisällöntuotanto
Panosta jatkuvuuteen ja videoihin. Julkaisuja (eli postauksia) ja markkinointia tulee tehdä tasaiseen tahtiin ja jatkuvasti. Samojen asioiden toistaminen saattaa tuntua tungettelevalta, mutta todellisuudessa se on elinehto menestykselle. Sanotaankin, että saman viestin tulisi saavuttaa ihminen 7-7-7-periaattella. Kun sama viesti saavuttaa henkilön seitsemän kertaa kolmesta eri markkinointikanavasta, olet todennäköisesti saanut viestisi perille.
Video on monessa tapauksessa paras sisältö, mitä voit tuottaa. Hyvä tapa on tilata markkinoinnin terävimmäksi kärjeksi huolitellumpi mainosvideopaketti, jota tuetaan simppeleillä puhelimella kuvatuilla mainospätkillä. Erityisesti itse kuvattujen pätkien ei tarvitse olla tuntikausien suunnittelun tulosta, vaan tärkeintä on, että materiaalia syntyy.
Muutenkin kannattaa yrittää valjastaa koko tuotantotiimi postaamaan kuvia kulissien takaa ja valmisteluista sosiaalisen median kanaviin.
Vinkki!
Suuri osa ihmisistä katsoo somevideoita ilman ääniä. Siksi on hyvin tärkeää, että mahdollisimman monessa videossa (etenkin huolitellummissa sellaisissa) on tekstitykset.
Markkinointi itse tapahtumassa
Tapahtuman järjestäminen on otollinen paikka markkinoida. Yleisö kiinnittää (toivottavasti!) huomionsa tapahtumajärjestäjän valitsemiin asioihin. Usein tapahtuman markkinointislotit ovat varattuja sponsoreille ja yhteistyökumppaneille. Markkinointimahdollisuuksien analysoimiselle tapahtumassa kannattaa antaa hetki ideointiaikaa, sillä erinomaisia tilaisuuksia ei välttämättä hoksaa ilman tuumaustuokiota. Voisiko esimerkiksi tapahtuma-aulassa olla tilaa tuote-esittelijöille tai voisivatko kävijät saada tapahtumasta lähtiessään jonkin mielenkiintoisen palvelulahjakortin?
Kutsuvieraat
Tapahtumaasi varten kannattaa rakentaa harkittu kutsuvieraslista. Tässä laatu korvaa määrän, ja liian suuren porukan kutsuminen saattaa vaikuttaa hiukan anelevalta. Toisaalta tiedämme, etteivät kaikki kutsuvieraat todennäköisesti pääse paikalle. Jälleen kerran tärkeimpien sidosryhmien määrittely suunnitteluvaiheessa on suureksi avuksi.
Vinkki!
Huolehdi, että kaikki tapahtumavieraat ovat tietoisia tilaisuuden pukukoodista nolojen tilanteiden välttämiseksi.
Tapahtumavalokuvaus, tallennus ja aftermovie
Mikäli haluat, että tapahtumassa otetut valokuvat kestävät aikaa, kannattaa ehdottomasti etsiä kameran taakse ammattilainen. Mikäli tapahtuma on toistuva, valokuvat ovat myös erinomaisen tärkeä osa tulevien vuosien markkinointisisältöä, ja niiden avulla myös esimerkiksi sponsoreiden hankkiminen on helpompaa.
Mikäli tapahtuma striimataan, on tapahtuman tallentaminen samaan aikaan hyvin kustannustehokasta. Jälkityönä tapahtuvan editoinnin sijaan on järkevää leikata monikameratuotanto tapahtuman aikana. Hyvä tapa on kuitenkin tallentaa jokainen kamera erikseen, jolloin mahdolliset leikkausvirheet voidaan paikata jälkikäteen leikkaamalla. Sen lisäksi, että tallenne jää yleisesti saataville esimerkiksi organisaation intraan, tallenteesta voi tuottaa mikrosisältöä, esimerkiksi lyhyitä videopätkiä joissa nostetaan esiin tärkeitä pointteja.
Aftermovie on tapahtuman sisällöntuotannon kruununjalokivi. Aftermovie on myyvä, lyhyehkö ja usein energinen fiilisvideo. Loistavaa sisältöä someen ja seuraavien tapahtumien markkinoinnin kannalta idioottivarma valinta.
Tilaa meiltä tapahtumavalokuvaus, tallennus ja aftermovie!
Jälkimarkkinointi
Tyypillisesti osallistujille tehdään tapahtuman jälkeen fiilisviestintää, jossa palataan tapahtuman tunnelmiin esimerkiksi videon tai valokuvien välityksellä. Positiivinen pöhinä loppuu kuitenkin hyvin nopeasti, joten jälkimarkkinoinnin toimenpiteet tulee tehdä pian tapahtuman jälkeen.
Tapahtumamarkkinointi, tapahtumanhallinta ja data
Tapahtuman koko elinkaaren ajan pyritään luonnollisesti keräämään mahdollisimman paljon hyödyllistä dataa osallistujista esimerkiksi myynnin edistämiseksi.
Hyvä tapahtumanhallintajärjestelmä keskustelee organisaationne CRM:n kanssa. Pyrkimyksenä on luoda tilanne, jossa osallistujat tarjoavat dataa mielellään esimerkiksi luomalla profiilin miellyttävään tapahtumasovellukseen, joka sisältää verkostoitumistyökalut, ohjelman ja niin edelleen.
Tapahtumasta kannattaa ottaa ehdottomasti kaikki irti osallistujadatan muodossa, sillä se saattaa lopulta osoittautua parhaaksi palkinnoksi tapahtuman järjestämisestä.
Muista huolehtia tietosuojasäädöksistä!
On myös hyvin tärkeää pyrkiä saamaan tapahtumakävijöiltä kirjallista palautetta tapahtumasta. Mieti kuinka saisit kerättyä sitä!
Tapahtumahallinta ja tapahtumateknologia
Tilanteesta riippuen tapahtumahallintaan tarvitaan erinäisiä digitaalisia työkaluja. Sen lisäksi, että tuottajan roolissa on luonnollista hyödyntää esimerkiksi projektinhallintasovellusta ja laskentataulukkoohjelmaa, tapahtumaan osallistuvien datanhallintaan on olemassa erikoistuneita alustoja. On tärkeää pyrkiä keräämään mahdollisimman paljon ja mahdollisimman hyödyllistä osallistujainformaatiota, kuten uusia liidejä CRM-järjestelmään.
Tapahtumateknologinen polku alkaa ilmoittautumisesta ja/tai lipunmyynnistä, esitietojen keräämisestä sekä yleisestä tiedottamisesta (esimerkiksi tapahtumasivu nettiin). Hyvä alusta tarjoaa nämä avaimet käteen -periaatteella, ja usein pakettiin sisältyy myös paljon muuta hyödyllistä. Tapahtumateknologiaa tarjoavat yritykset huolehtivat myös tietosuojaan ja -turvaan liittyvistä kysymyksistä, jotka saattavat olla valtava viidakko raivattavaksi.
Ilmoittautumisjärjestelmät tarjoavat usein myös tehokkaat työkalut palautteen keräämiseen. Muista antaa hetki aikaa palautteen hankkimisen suunnitteluun ja ideointiin. On helppoa toteuttaa se tuttuun tapaan kyselyllä, miettimättä lainkaan miten arvokkaasta datasta on kyse. Kysymysten asettelulla, palautteen kysymisen ajankohdalla ja esimerkiksi kyselyn pituudella on väliä.
Tapahtumasovellus
Tapahtumakokemuksen interaktiivisuutta voidaan tehostaa digitaalisella tapahtuma-alustalla eli tapahtumasovelluksella. Tapahtuma-alusta sisältää esimerkiksi selainpohjaisen sovelluksen, josta löytyy tapahtuman ohjelma, puhujien tiedot, sponsoripaikat, livelähetys, verkostoitumistyökalut sekä erinäiset interaktiiviset työkalut kysymysten ja kyselyiden järjestelyihin. Laadukkaan tapahtuma-alustan merkki on myös mobiiliappi, joka todella toimii. Tapahtuma-alusta yhdenmukaistaa osallistujakokemusta etäilijöiden ja paikan päällä olevien kesken.
Tilaa meiltä tapahtuman tekninen toteutus sekä tapahtumasovellus!
Tapahtumatekniikka
Tapahtumatekniikka sisältää kokonaisuuksia kuten äänentoiston, valotekniikan, presentaatiotekniikan, livestriimauksen ja etäyhteydet. Tapahtumatekniikka toimii yleensä silloin, kun yleisö ei kiinnitä siihen huomiota. Teknisesti hyvin soljuva tapahtuma ei kuitenkaan toteudu vahingossa!
Yksi hyödyllinen tapa hahmottaa tapahtumatekniikan maailmaa on ajatella tilan jakautuvan teknikon silmissä etupäähän eli FOH:iin (front of house) ja lavapäähän. FOHista puhuttaessa teknikko tarkoittaa yleisön keskellä tai takana olevaa miksauspistettä. Siellä työskentelee esimerkiksi valoteknikko ja miksaaja, ja usein sieltä löytää myös yleiskuvaa tekevän videokameran striimausta varten. Lavapää tarkoittaa lavan sivuilla tapahtumaa toimintaa, ja sieltä voit bongata esimerkiksi monitorimiksaajan, mikittäjän, videoteknikon, presentaatioteknikon ja niin edelleen.
Vinkki!
Joskus kuulet mainittavan FOH left/right tai stage left/right. FOH left tarkoittaa FOHista katsoen vasemmalla ja stage left taas lavan vasenta puolta lavalla olevan juontajan näkökulmasta.
Tapahtuman järjestäminen, tunnelma, teema ja estetiikka
Tapahtuman tunnelma ja estetiikka lähtee tilasta ja sen asettamista ehdoista, joten kannattaa aloittaa tarkempi suunnittelu vasta käytyäsi tutustumassa tilaan. Tunnelma muodostuu sisustuksen, kalustuksen, sommitteluiden, cateringin, tapahtumatyöntekijöiden olemuksen, juontajan energian, tapahtuman sisältöjen ja monen muun seikan yhdistelmästä joka tapauksessa, joten kokonaisuus kannattaa hahmotella esimerkiksi paperille. Millainen tapahtuman tunnelmasta on tulossa näillä palikoilla? Onko joitakin yksittäisiä asioita, jotka todennäköisesti puhkaisevat arjesta erottuvan tapahtumakuplan?
Tapahtumatekniikan toimittajalla on merkittävä rooli tapahtuman tunnelman luomisessa, joten tekniikan ihmisille kannattaa viestiä tarkasti, millaista tunnelmaa ollaan hakemassa. Valaistuksella, taustamusiikilla ja projisoinnilla saadaan aikaan todella merkittäviä muutoksia tilassa kuin tilassa.
Vinkki!
Ota tapahtumatiimiin mukaan sisustussuunnittelija!
Presentaatiotekniikka
Presentaatio- eli esitystekniikka käsittää esimerkiksi videotykit ja valkokankaat, led-näytöt eli -screenit, tv-näytöt, diojen vaihtoon käytettävät klikkerit, referenssinäytöt puhujia varten lavan etureunassa sekä esimerkiksi videomikserit, joilla esitettävää materiaalia ohjataan.
On tärkeää, että diaesitykset, videot ja muu esitettävä materiaali toimitetaan niistä vastaavalle taholle ajoissa. Viime hetkillä toimitettu materiaali aiheuttaa helposti tekniikalle suuria haasteita, ja vaara tilaisuuden hetkelliseen keskeytymiseen kasvaa. Vaikka äkillinen pyyntö esimerkiksi videon näyttämisestä saattaa tuntua hyvin yksinkertaiselta, on tyypillistä, että tekniikasta vastaava henkilö joutuu tällöin siirtämään huomionsa muutostöihin jonkin tärkeämmän työtehtävän sijaan. Videon ja äänen reititykset ovat lisäksi usein varsin monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa yhden asian muuttaminen voi johtaa epäsuotuisaan ketjureaktioon. Siksi on mahdollista, että tekniikkatiimi joutuu turvautumaan kiiretilanteessa ratkaisuun, jota ei ole ehditty kokeilemaan ja toteamaan toimivaksi.
Vinkki!
Mikäli tapahtuma striimataan ja voit vaikuttaa diaesitysten graafiseen ilmeeseen, kannattaa kysyä striimauksen toteuttajalta, miten presentaatiot tulevat näkymään striimissä. Mikäli puhujan kuva tulee diaesitysten nurkkaan pikkukuvana, on suotavaa ja tyylikästä jättää diaesityksiin tilaa kyseiseen nurkkaan.
Tapahtuman äänentoisto
Tyypillisesti tapahtuman äänentoisto rakentuu mikrofoneista ja muista äänilähteistä, miksauspöydästä, varsinaisesta äänentoistojärjestelmästä (sisältäen kaiuttimet sekä niiden vahvistimet) ja suuresta määrästä kaapelia. Usein lavan läheisyydessä on stagebox, lavarasia, johon lavalta tulevat äänilähteet kiinnitetään kaapeleilla. Stageboxista ääni kulkeutuu yksittäistä kaapelia pitkin miksauspöytään ja päinvastoin. Näin vältytään valtavalta määrältä kaapelointia FOH:in ja lavan välillä.
Tapahtumatilan varmistuttua (ja mikäli tilassa ei ole riittävää järjestelmää valmiina) on järkevää konsultoida tekniikan toimittajaa äänentoistotarpeista hyvissä ajoin. Ammattilainen osaa arvioida tarpeet tarkasti ja ottaa huomioon esimerkiksi tilan vaikutuksen ääneen sekä sen, kuinka paljon yleisön saapuminen tilaan muuttaa äänentoistollista tilannetta.
Jos mahdollista, käy kuuntelemassa tilan äänentoistojärjestelmän kyvykkyys itse. Mikäli saat puheesta hyvin selvää, musiikki kuulostaa miellyttävältä ja äänenvoimakkuudessa on runsaasti nostovaraa, on järjestelmä hyvin todennäköisesti riittävä.
Äänentoiston selkeyden kannalta yksi oleellinen tekijä on, että jokaisella kuulijalla on esteetön näköyhteys johonkin kaiuttimista. Matalammat taajuudet leviävät helpommin joka suuntaan, mutta esimerkiksi puheen selkeyden kannalta olennaiset korkeammat taajuudet ovat varsin suuntaavia. Siksi mahdollisimman moni osallistuja on syytä yrittää saada optimaalisen aukeamiskulman sisään.
On tärkeä huomioida, että tapahtuman järjestäminen ja etäyhteyksien järjestelyt vaativat erillisen suunnitteluvaiheen myös audion osalta. Lähtevän ja saapuvan audion reitittäminen ja miksaus tulee myös testata, ja siihen on järkevä varata riittävästi aikaa.
Äänentoisto ja musiikki
Mikäli tapahtuman järjestäminen sisältää musiikkia, äänentoistojärjestelmältä vaaditaan huomattavasti enemmän. Myös esiintyjien lisääntyneet monitorointitarpeet tuovat tuotantoon uuden ulottuvuuden, ja monitorointia operoimaan tarvitaan erillinen monitorimiksaaja lavan sivustalle. Suurempi äänentoistojärjestelmä rakentuu alempia taajuuksia toistavista subwoofer-kaiuttimista sekä ylempiä taajuuksia toistavista kaiuttimista.
Suuremmissa tiloissa ylempiä taajuuksia toistavia kaiuttimia tulee olla paljon, ja ne ripustetaan lavan eteen sen yläpuolelle. Tällaisessa tapauksessa on tarpeen käyttää pienempiä lavan etureunaan sijoitettavia frontfill-kaiuttimia, joilla varmistetaan kuuluvuus myös eturiville. Näin eturivi kokee äänen tulevan lavalta eikä lavan yläpuolelle ripustetuista kaiuttimista, jolloin äänentoisto tuntuu huomattavasti luonnollisemmalta.
Tilaa tapahtumasi äänentoisto meiltä!
Valosuunnittelu ja valotekniikka
Ihminen (yleensä ottaen) pitää valosta. Valon arjesta irtauttavaa efektiä kannattaa ehdottomasti hyödyntää yhdistämällä se organisaatiosi tai tapahtumasi brändiin. Lisäksi valolla ohjataan yleisön huomiota.
Tapahtuman valaistus koostuu yleensä tila- ja yleisvalaistuksesta, julkisivuvalaistuksesta sekä lavavalaistuksesta. Kannattaa keskustella tekniikantoimittajan kanssa etukäteen, millainen kokonaisuus palvelisi tapahtuman tavoitteita parhaiten. Osaava tapahtumatekniikan toteuttaja voi tarvittaessa piirtää mallinnuksen tilan ja lavan valaistuksesta.
On tärkeää, että valoja on riittävästi. Liian pieni määrä suuressa tilassa on huonompi vaihtoehto kuin ei valoja lainkaan. Valon tehtävä on säväyttää.
Kirjassa Color & Light – Navigating Color Mixing in the Midst of an LED Revolution, Handbook for Lighting Designers (Clifton Taylor, Quite Specific Media Group, 2018) värivalinnoille nimetään neljä roolia: tarinankerronnallisuus, tyyli, miljöön sekä esimerkiksi asuvalintojen korostaminen sekä syvyysvaikutelmien luominen. Vaikka kirja puhuukin lähtökohtaisesti teatterivalaisusta, voidaan silti yleisesti todeta, että osaavan suunnittelijan käsissä tapahtuman valaistus on harkittujen, näkemyksellisten ja tietoon perustuvien valintojen summa.
Tilaa valosuunnittelu ja valotekniikka tapahtumaasi meiltä!
Etäyhteydet, etäpuhujat ja striimaus
Verkon yli tapahtuva kuvan ja äänen siirtäminen on herkkä laji, ja mitä tarkempi suunnitelma toteutuksesta on olemassa, sitä useampia riskejä kyetään eliminoimaan.
Tyypillinen tapahtuman etäyhteystuotanto rakentuu seuraavista osista:
- Etäpuhujien digitaalinen alusta, joka siirtää kuvaa ja ääntä (esim. Zoom)
- Tilan esitystekniikka
- Livestriimaus esimerkiksi YouTubeen
Usein on niin, että näistä yhden järjestäminen on varsin ongelmatonta. Lähes jokainen osaa luoda Zoom-tapahtuman tai saada omalta tietokoneeltaan PowerPoint-esityksen näkymään videotykiltä HDMI-kaapelilla. Toteutus muuttuu eksponentiaalisesti monimutkaisemmaksi, mikäli osa-alueita pitää yhdistää. Miten esimerkiksi estetään tilanne, jossa striimin seuraajat eivät meinaa kuulla puhujan mikkiä, mutta tilassa mikrofoni kuuluu jo liiankin hyvin? Tai kuinka tilan videotykille saadaan etäpuhujan kuva ilman kursoreita, työkalupalkkeja tai muiden puhujien pikkukuvia?
Suosittelemme kääntymään etäyhteyksien järjestelyiden osalta ammattilaisen puoleen, sillä yhteyksien toimivuus ja striimin seuraamisen miellyttävyys ovat suoraan yhteydessä mielikuvaan organisaatiosi laadukkuudesta.
Tilaa meiltä tapahtumasi etäyhteydet ja striimauspalvelut!
Esiintymislava ja rakenteet
Suurempi ohjelmapainotteinen tapahtuman järjestäminen vaatii lähtökohtaisesti esiintymislavan, jotta osallistujien tarkkaavaisuus ohjautuu oikeisiin asioihin. Lava itsessään vahvistaa puhujan presentaation vakuuttavuutta. Lisäksi sen olemassaolo on esimerkiksi tekniikan osalta erittäin käytännöllistä.
Esiintymislava rakentuu muun muassa seuraavista osasista:
- Lavapalat (deck) ovat 2 x 1 metrin kokoisia paloja, joista lava rakentuu. Niiden alla on tarpeen mukaan eripituisia jalkoja. Usein lavakorkeus on noin yksi metri. Lavapalat kiinnittyvät tavalla tai toisella toisiinsa.
- Yleensä lavan ympärille kiinnitetään musta helmakangas, jottei ruma lavajalkasokkelo näy yleisölle.
- Lavaportaat ja ramppi (vaihtelevia tarpeita) sekä aidat kuuluvat usein lavaan.
- Trussilinjat, joihin kiinnitetään esimerkiksi valo- ja äänitekniikkaa, voidaan ripustaa tilasta riippuen joko katosta löytyviin ripustuspisteisiin tai lavan ympärille rakennettuun jykevään tukirakenteeseen, supportiin (tolpat, joiden varassa trussikehikko on), johon tekniikkaa sisältävät trussilinjat ripustetaan.
- Pienempään toteutukseen ei tarvita ripustuspisteitä tai supportia, vaan trussilinjat voidaan nostaa lavan eteen ja taakse myös veivattavilla nostimilla.
- Usein lavan takana on mustaa palosuojattua molton-kangasta, johon voidaan viitata sanalla backdrop.
- Suuremmissa lavatoteutuksissa lavan sivuilla ja etureunassa on näkösuojat esimerkiksi lavan läheisyydessä toimivan tekniikkatiimin ja kaluston siirtelyn peittämiseksi yleisöltä.
- Tyypillisesti isojen lavojen yhteydessä sekä lavan takana että sivuilla on valkokankaat tai led-screenit.
Vinkki!
Mikäli joudut rakentamaan lavan ympärille supportin, joudut maksamaan hyvin suurella todennäköisyydellä enemmän. Tilasta löytyvät riittävän vahvat ripustuspisteet ovat lähtökohtaisesti ystävällisempiä kukkarollesi.
On mahdollista, että tahtumaan tarvitaan myös muita rakenteita, joita tekninen toteuttaja tarvittaessa toimittaa. Esimerkiksi näytteilleasettamiseen ja valaistukseen liittyvät rakenteelliset ratkaisut kuuluvat tähän kategoriaan.
Tapahtumaturvallisuus
Hyvin pienten tapahtumien kohdalla turvallisuuskysymykset eivät näyttele merkittävää roolia, mutta ihmismäärän kasvaessa tapahtumaturvallisuus nousee nopeasti erittäin olennaiseksi osa-alueeksi. Suunnitellessasi tapahtumaa suosittelemme olemaan yhteydessä tapahtumaturvallisuuspalveluita tarjoavaan organisaatioon tai tapahtumatoimistoon varmistuaksesi usein monimutkaistenkin turvallisuusprosessien oikeellisuudesta. Mikäli tapahtuma järjestetään paikassa, jossa tilaisuuksien järjestäminen on tavallista, kannattaa turvallisuuskysymyksissä ensimmäiseksi konsultoida tilan vuokraajaa. Tapahtumapaikat ovat usein hoitaneet turvallisuusasiat puolestasi.
Tapahtumaturvallisuus käsittää monia osa-alueita, kuten järjestyksenvalvonnan, vartioinnin, paloturvallisuuden, esiintymislavan turvallisuuden, ensihoidon, hätäpoistumiseen liittyvät asiat, viranomaisille tehtävät pakolliset ilmoitukset, lupahakemukset ja niin edelleen. Turvallisuuteen liittyy oleellisena osana myös erinäiset vakuutukset ja vastuut, joihin on syytä tutustua ja joista tulee sopia eri osapuolien kanssa.
Olethan yhteydessä ammattilaiseen, jos et ole varma kuinka tulisi toimia!
Vastuullisuuskysymykset tapahtumatuotannossa ovat nousseet oleelliseen asemaan viime vuosien aikana ja hyvä niin. Tapahtumien ympäristövaikutuksia ja sosiaalista vastuullisuutta on ryhdytty tarkkailemaan ja mittaamaan, ja joskus tämä näyttäytyy korkeampana hintana erinäisissä palveluissa. On erittäin suositeltavaa kiinnittää tapahtumasi vastuullisuuteen huomiota, sillä se kiinnostaa myös tapahtumakävijöitä enenevissä määrin. Luodessasi mitattavia vastuullisuustavoitteita voit viestiä niistä myös julkisuuteen ja edistää myönteistä mielikuvaa.
Vinkki!
Tapahtumat ovat aina kohokohtia ihmisten ja niitä järjestävien tahojen elämässä. Varsinkin lähellä tapahtumaa on helppo löytää motivaatiota venyttää työpäiviä ja puristaa työvoimasta viimeisetkin mehut, mutta erityisesti alihankkijoiden kohdalla on tärkeä muistaa heidän tekevän tapahtumia työkseen. On selvää, että ammatinvalinta johtaa pitkiin työpäiviin tapahtumaviikonloppuina. Tämä toki kompensoidaan ansioissa, mutta on silti hyödyllistä ymmärtää, että tapahtumien parissa työskentelevät ihmiset eivät kykene viikosta ja tapahtumasta toiseen venymään pitkän aikavälin jaksamisen kannalta haitallisiin työsuorituksiin. Vastuullinen alihankkija kykenee asettamaan järkeviä rajoja työntekijöidensä rasitukselle sekä priorisoimaan tärkeitä asioita pitäen silti huolta tehokkaasta asiakaspalvelusta ja toimitusvarmuudesta.
Tapahtumatuotanto – muita asioita
Tapahtuman työntekijöitä ja/tai vastuuhenkilöitä valitessasi kannattaa etsiä ennen muuta asiakaspalveluhenkisiä ihmisiä. Yleisö tai esiintyjät eivät välttämättä tiedä tapahtuman henkilöstön, alihankkijoiden tai talkoolaisten työtehtäviä, jolloin on tärkeää, että kaikilla on oikea asenne. ”Tämä ei kuulu minulle” ei edistä erinomaisen tapahtumakokemuksen syntymistä.
Varsinkin suuremmat tapahtumat saavat vetoapua talkoolaisista, jotka haluavat osallistua tapahtuman järjestämiseen vain päästäkseen mukaan mahtavaan meininkiin heille mielenkiintoisen aiheen ympäröimänä. Talkooväkeä tulee huomioida erityisellä tavalla huolehtien tauotuksista, ruokailuista ja yleisestä tunnelmasta.
Kiitos kädestä pitäen merkitsee todella paljon. Talkoolaiset ja tapahtuman työntekijät ovat tapahtumasi äänitorvi ja terävä kärki puskaradiomarkkinoinnissa.
Tapahtumakalusteet
Mikäli tapahtumatila ei tarjoa riittävää määrää tapahtumakalusteita, kannattaa etsiä paikallinen kalustekumppani. Tapahtumakalusteet kannattaa varata ajoissa ja tarkastaa ne mahdollisuuksien mukaan etukäteen. Kalusteita tarjoava kumppani osaa pyynnöstäsi tarjota myös kokonaisratkaisuja, mikäli et ole esimerkiksi aivan varma, millainen määrä pystypöytiä olisi sopiva juuri kyseiseen tilaan tietylle määrälle ihmisiä. Paikallinen tapahtumakalustetoimittaja on hyvin suurella todennäköisyydellä toiminut tilassa aikaisemminkin.
Catering
Tapahtuman kuin tapahtuman arvo kävijän silmissä kasvaa, kun tarjolla on ruokaa. Catering määrittää tapahtumasi laatumielikuvan, ja aika moni rytmittää tapahtuman kulun alitajuisesti kahvi- ja lounastaukojen mukaan.
Erityisen tärkeää on varmistaa, että ruoan laatu vastaa tapahtumakävijän odotuksia tai sopivassa määrin mielellään ylittää ne.
Mikäli tapahtumatilan vuokraaja ei tarjoa catering-palveluita, kannattaa ehdottomasti ottaa yhteyttä paikalliseen alan ammattilaiseen. Ruoan käsittely, sopivan määrän varaaminen hävikin ja toisaalta ruoan ennenaikaisen loppumisen estämiseksi sekä monet muut seikat tekevät tästä osa-alueen, jonka halunnet lähtökohtaisesti hankkia ammattilaiselta.
Ruokailut ja kahvittelut ovat suurella varmuudella yksi tapahtumasi make it or break it -hetkistä!
Logistiikka
Luonnollisesti on tarpeen miettiä parkkipaikkojen riittävyys tapahtumapaikan ympäristössä sekä tapahtuman saavutettavuus julkisilla liikennevälineillä. Kannattaa miettiä, miten itse suunnittelisit saapuvasi tapahtumaan ja kuinka voisit tehdä liikkumisesta mahdollisimman helppoa. Tarvittaessa voi olla järkevää tiedustella paikalliselta taksipalveluita tarjoavalta yritykseltä väliaikaisen taksitolpan järjestämistä.
Tekniikantoimittaja, tapahtumakalusteiden toimittaja, catering ja vastaavat tarvitsevat myös parkkipaikkoja sekä selkeän ohjeistuksen siitä, mistä kaluston kuljettaminen eli roudaus tulee järjestää. Vältä parhaasi mukaan portaita, tiukkoja oviaukkoja, korkeita kynnyksiä sekä mahdollisesti rikkoutuvia lasiseiniä. Kannattaa myös tarvittaessa aikatauluttaa eri alihankkijoiden roudausajat niin, ettei lastauslaitureille synny ruuhkaa.
Majoitus
Monipäiväisiin tapahtumiin on usein tarpeellista järjestää majoitus osallistujia varten. Paikalliset hotellit ovat näissä tapauksissa yleensä erittäin kiinnostuneista tekemään yhteistyötä. Kannattaa myös miettiä, kuinka tapahtumakävijät pääsevät tapahtumapaikalta hotellille ja takaisin.
On myös otettava huomioon tapahtuman alihankkijoiden majoitustarpeet. Kannattaa tarkistaa, onko alihankkija sisällyttänyt tarjoukseensa matkat ja majoituksen, vai olettaako se saavansa ne tapahtuman järjestäjältä.
Tapahtumanjärjestäjä
Luonnollisesti tämä artikkeli on vain pintaraapaisu tapahtuman järjestämisen maailmaan, ja tästä jäi uupumaan useita tärkeitäkin asioita. Toivottavasti sait kuitenkin ajateltavaa ja lähtökohtia oman tapahtumasi järjestämiseen – jotakin, josta pääset alkuun!