Tapahtumajärjestäjän rooli on monisyinen – pitäisi olla idearikas käsikirjoittaja, tehokas aikatauluttaja, piinkova neuvottelija sekä tekniikan ylijumala yhtä aikaa. Kun tehtävää on paljon, kannattaa käyttää tovi jos toinenkin siihen, että automatisoi niitä tapahtumajärjestämisen osa-alueita, joilla omien työtuntien merkittävä vähentäminen on oikeasti mahdollista.
Tapahtumaviestintä on yksi niistä osa-alueista, jolla muuttujia on paljon. Pitäisi lähettää kutsuja, muistutusviestejä, ohjeita ja pääsylippuja – sekä tietysti varmistaa että oikeat viestit lähtevät oikeille ihmisille oikeilla tiedoilla. Näppäilyvirheiden ja muiden hupsisten mahdollisuus on melkoisen suuri!
Toimiva tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa tapahtumaviestinnän ajastamisen ja kohdentamisen vaivattomasti. Ja mikä parasta – omille tapahtumilleen toimiva viestintäputki täytyy rakentaa vain kerran, sillä aidosti automaattinen tapahtumaviestintäputki voidaan kopioida sellaisenaan seuraavaan tapahtumaan. Miten ihmeessä tämä onnistuu?
Aloitetaas!
Ensimmäisenä valitaan tapahtumanhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa kaiken tämän. Tapahtumanhallintajärjestelmä eroaa esimerkiksi sähköpostimarkkinointityökaluista siten, että viestinnän kohdentaminen osallistujatietojen avulla on mahdollista. Samoin tapahtumanhallintajärjestelmästä saadaan tuotua tapahtuman tietoja automaattisesti lähetettäviin viesteihin, jolloin viesteistä tulee uudelleenkäytettäviä.
Eventilla-tapahtumanhallinnalla sähköpostiviestiin saadaan automatisoitua esimerkiksi
- Tapahtuman nimi
- Tapahtuman päivämäärä ja kellonaika
- Tapahtumapaikka ja osoite
- Henkilökohtainen webinaarilinkki
- … ja tietysti todella paljon muuta!
Monikäyttöinen tapahtumaviestintä rakennetaan tapahtumanhallintajärjestelmällä muuttujien avulla. Järjestelmä hakee muuttujiin aina juuri kyseisen tapahtuman ja ilmoittautujan tiedot automaattisesti oikein.
Toinen tärkeä seikka tapahtumanhallintajärjestelmän valinnassa on oman tapahtuman ilmeen jatkuminen aina ensimmäisistä kutsuista ilmoittautumissivun kautta viimeisiin kiitosviesteihin. Kun tapahtumaviestintä näyttää ja kuulostaa tapahtuman brändiin sopivalta, luo viestintä tapahtuman järjestäjästä ammattimaisen ja luotettavan kuvan.
Kun tapahtumanhallintajärjestelmä on valittu, on aika suunnitella tapahtumaviestinnän kaari. Käytetään tässä esimerkkinä webinaarin viestintäputkea, joka meillä Eventillalla on käytössä omissa webinaareissamme.
- 2 viikkoa ennen webinaaria: ensimmäinen kutsu
- 4 päivää ennen webinaaria: toinen kutsu
- 1 Päivä ennen webinaaria: muistutus ilmoittautuneille
- 15 min ennen webinaaria: muistutus ilmoittautuneille
- 15 min webinaarin jälkeen: palautekysely läsnäolleille
- 1h webinaarin jälkeen: tallenne ja palautekyselymuistutus läsnäolleille
- 1h webinaarin jälkeen: tallenne ei läsnäolleille
Tapahtumanhallintajärjestelmän avulla tapahtuman ilme säilyy tunnistettavana läpi koko osallistujan polun. Helsingin Ekonomien Ekonomi Summit 2023 -tapahtuman digitaalinen osallistujakokemus.
Tapahtuman kutsuviesteissä kannattaa muistaa muutama perusasia:
- Otsikoi kutsu myyvästi
- Kerro tapahtuman tiedot selkeästi
- Lisää viestiin selkeä CTA-painike
- Älä lähetä kutsua jo tapahtumaasi ilmoittautuneille
- Muista markkinoinnillisiin sähköpostiviesteihin GDPR:n mukainen peruutuslinkki
Lue lisää vinkkejä kutsuprosessin automatisointiin.
Nämä kaikki tulee vaivattomasti huomioitua, kun tapahtumakutsut lähetetään suoraan tapahtumanhallintatyökalusta. Kutsut kannattaa myös ajastaa hyvissä ajoin etukäteen ennen tapahtuman ajankohtaa, jottei niiden lähettäminen unohdu!
Samalla kun kutsut ajastetaan, kannattaa ajastaa myös muistutusviestit. Meillä muistutusviestejä lähtee webinaareista kaksi – yksi päivää ennen tapahtumaa ja vielä toinen 15 minuuttia ennen tilaisuuden alkua. Esimerkiksi isommissa livetapahtumissa muistutuksia kannattaa ehdottomasti lähettää useampia, tihenevästi tapahtuman lähestyessä!
Muistutusviesteissä kannattaa muistaa:
- Osallistumiseen tarvittavat tiedot joka viestissä: virtuaalitapahtuman linkki tai sisäänpääsyyn oikeuttava QR-koodi
- Kohdennetut muistutusviestit sen mukaan, mitä tietoja kukin osallistuja oikeasti tarvitsee
- Tihenevä lähetys tapahtuman lähestyessä sekä innostaminen ja tunnelman nostatus
Pssstt… Hybriditapahtumassa muistutusviestit kannattaa kohdentaa etä- ja liveosallistujille erikseen. Tämä onnistuu näppärästi luomalla Eventillaan erilaiset osallistumistyypit etä- ja livetoteutukseen. Lue lisää onnistuneista hybriditapahtumista.
Tapahtuman jälkeen viestintä lähtee kulkemaan kahta polkua – viestintä on erilainen länsäolleille ja heille, jotka eivät päässeet paikalle. Tässä webinaariesimerkissä läsnäolotiedot saadaan automaattisesti webinaarityökalusta webinaari-integraation avulla. Livetapahtumassa läsnäolotietojen tallentaminen on yksinkertaisinta lukemalla osallistujien henkilökohtaiset QR-koodit maksuttomalla EventillaApp:illa, joka toimii kaikissa älypuhelimissa.
Paikalla olleille lähtee heti webinaarin päättymisen jälkeen palautekysely. Kyselyn lähettäminen mahdollisimman pian on tärkeää, sillä näin saadaan osallistujia hieman aktiivisemmin vastaamaan palautekyselyyn. Palautekyselyn jälkeen toimitetaan vielä tallenne webinaarista hieman erilaisella viestillä heille jotka olivat paikan päällä ja heille jotka eivät tällä kertaa päässeet osallistumaan.
Tutustu kyselytyökalu Eventilla Surveysiin tarkemmin.
Personoitu ja oikein kohdennettu tapahtumaviestintä tekee osallistumiskokemuksesta mukavan ja vaivattoman – mutta tapahtumanhallintajärjestelmän isoin hyöty on kuitenkin tapahtumajärjestäjän ajan säästäminen. Kun tapahtumaviestinnän putki on kertaalleen huolellisesti luotu, voidaan kaikki tapahtumaan ajastettu viestintä kopioida eteenpäin seuraavaan tapahtumaan. Viesteihin päivittyvät automaattisesti oikean tapahtuman tiedot ja ajastukset asettuvat oikeille päiville suhteessa tapahtuman alkamisajankohtaan. Helppoa – ja oikeasti hyödyllistä!
Kirjoittaja: Vilma Autio, Eventilla
Pääkuva: Henni Hyvärinen / Ekonomi Summit 2023
Haluatko tutustua Eventillaan tarkemmin? Katso demowebinaari!