Mikä on webinaari?
Webinaari on reaaliaikainen netin yli toteutettava tapahtuma, johon yleensä osallistuu paljon ihmisiä omilta tietokoneiltaan tai puhelimiltaan. Lähtökohtaisesti katsojia osallistetaan erinäisin interaktiivisin työkaluin. Webinaarin järjestäminen soveltuu esimerkiksi koulutustilanteisiin, myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin sekä muihin liiketoimintaa hyödyttäviin tavoitteisiin.
Webinaarin toteutukseen sisältyy yleensä yhdestä kolmeen kameraa/kuvakulmaa, presentaatioita, videoita, chat, Q & A -eli kysymys–vastausosio, äänestyksiä, etäpuhujia ja niin edelleen. Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota vakaaseen nettiyhteyteen sekä selkeään puheäänentoistoon.
Webinaarin järjestäminen ja liiketoimintahyödyt
Webinaari on tehokas työkalu. Sen avulla kohdeyleisön kokoluokkaa voidaan skaalata käytännössä lähes rajattomasti. Tavoitettuasi aiempaa suuremman joukon kohderyhmääsi kuuluvia voit sitouttaa katsojat erinäisin interaktiivin työkaluin. Webinaarin järjestäminen on lähtökohtaisesti kokonaiskustannuksiltaan merkittävästi fyysistä tapahtumaa edullisempi, sillä kuluja ei synny esimerkiksi matkustamisesta, ruokailuista, tilavuokrista ja majoituksista. Valitessasi webinaarin tekniseksi ja teknologiseksi toteuttajaksi ammattitaitoisen kumppanin voit keskittyä vain sisältöihin ja käyttää energiasi tuotantoon tehokkaasti.
Laadukas webinaari vahvistaa brändimielikuvaa
Webinaaripalvelut avaavat uudenlaisen mahdollisuuden tarjota laadukasta asiakaspalvelua. Voit esimerkiksi vastata kohderyhmäsi yleisimpiin kysymyksiin tai esitellä palveluita ja tuotteita rakentaen henkilökohtaista yhteyttä katsojien kanssa. Webinaarin järjestäminen on tehokas työkalu brändimielikuvan vahvistamiseen, ja se tarjoaa tilaisuuden erottua markkinassa esitellen organisaationne ammattitaitoa ja laadukkuutta. Webinaarituotannot ovat tietysti suoraan yhteydessä myös myynnin kasvattamiseen. Katsojille voidaan kohdentaa tarjouksia ja mainoksia, ja heitä voidaan kannustaa ostopäätökseen webinaarin avulla.
Säännöllinen webinaarituotanto on tehokasta viestintää
Lähetykset voidaan valjastaa myös sosiaalisen median alustojen kasvun kirittäjiksi, sillä ne tarjoavat mielenkiintoista ja mukaansatempaavaa sisältöä. Webinaarit ovat todellisia sisällöntuotantoautomaatteja, ja niistä saa helposti valtavan määrän mikrosisältöä sosiaalisen median alustoille. Hyvä webinaarikumppani tuottaa teknisen toteutuksen lisäksi myös toiveidenne mukaista markkinointia tukevaa videomateriaalia webinaareista. Kaikista tehokkain tapa on tuottaa kohderyhmällenne hyödyllisiä webinaareja tasaisin väliajoin. Ennustettava webinaarien julkaisutiheys on ammattitaitoa osoittava viesti kohderyhmällenne: ”Me tiedämme mitä teemme, ja me haluamme tarjota loistavaa asiakaspalvelua.”
Miten järjestää webinaari?
Määritä tavoitteet, kohderyhmä ja sisältö
Aivan ensimmäiseksi tulisi määritellä webinaarin tavoitteet sekä kohderyhmä. Miksi webinaari ylipäätään järjestetään? Tämä on asia, josta myös webinaarin teknisen toteuttajan tulisi olla kiinnostunut ja tietoinen, sillä päätavoitteiden tulisi ohjata myös teknisiä, teknologisia ja tyylillisiä valintoja. Tavoitteiden perusteella webinaariin suunnitellaan sisältö: mistä puhutaan?
Valitse tuotantotapa ja webinaarialusta
Kun webinaarin tavoite, kohderyhmä ja sisältörunko ovat selvillä, tulisi valita sopiva alusta sekä mahdollinen tekninen yhteistyökumppani. Joskus webinaarin järjestäminen kannattaa hoitaa itse webbikameralla omalta läppäriltä, mutta halutessasi toimintavarman, huolettoman ja tyylikkään peruspaketin tai tavoitellessasi esimerkiksi laadukasta ja brändättyä TV-lähetyksen tyyppistä ratkaisua (etkä itse halua ryhtyä mediayhtiöksi), kannattaa ehdottomasti etsiä osaava kumppani. Kykenevä tekninen webinaarikumppani osaa ehdottaa sopivinta alustaa käytettäväksi tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella. Kumppanin kanssa webinaaristudio voidaan rakentaa yrityksen omiin tiloihin tai yritys voi toteuttaa lähetyksen kumppanin studiolla.
Webinaarin markkinointi
Webinaarin markkinointi ja tietoisuuden levittäminen on äärettömän tärkeää. Usein kutsulinkki webinaariin lähetetään vain erikseen ilmoittautuneille, jotta osallistujadataa päästään keräämään. Keskinkertaisia webinaaritoteutuksia on tarjolla pilvin pimein, ja tehokkaan markkinoinnin lisäksi erottumiseen tarvitaan laadukas tekninen toteutus sekä sisällöllisesti selkeä ote. Tästä syystä on tärkeää valita webinaarikumppani, joka ymmärtää teknisen ja teknologisen toteutuksen lisäksi markkinoinnillisen sekä liiketoiminnallisen näkökulman ja kykenee laadullisesti erottumaan massasta. Hyvä kumppani tarjoaa myös tasalaatuista tuotantoa, joka on sosiaalisen median maailmassa erittäin tärkeää.
Webinaarin osallistujat mukaan vuorovaikutukseen
Webinaariin osallistuville tulisi olla täysin selvää, kuinka webinaarin vetäjien kanssa voi kommunikoida. On tärkeää, että tarvittavilta osin osallistujille on tarjolla ohjeet interaktiivisten työkalujen käyttöön ja että webinaarin seuraaminen on ylipäänsä vaivatonta. Webinaarin aikana osallistujia tulisi kannustaa vuorovaikutukseen, sillä se sitouttaa pelkän lähetyksen seuraamisen sijaan merkittävästi tehokkaammin.
Testaa webinaaritekniikka ajoissa
Käytännössä webinaarin tekniikan toteuttava taho valmistelee ja testaa kaluston sekä yhteydet etukäteen – tarvittaessa jo lähetystä edellisenä päivänä. Tekninen toteutus sisältää esimerkiksi kameroita, lähetystekniikkaa, valoja, mikrofoneja, presentaatiotekniikkaa, näyttöjä, kaapelointeja ja niin edelleen. Kaikista kriittisintä on, että nettiyhteys on vakaa ja riittävän nopea. Seuraavaksi tärkeintä on, että audio on miellyttävää kuunneltavaa. Jokainen meistä on varmasti osallistunut etätapahtumaan, jonka ääni on ollut kamala. Niinpä.
Jotta webinaarin jälkeen katsojan brändimielikuva järjestävästä organisaatiosta olisi vain ja ainoastaan kohentunut, tarvitaan näkemyksellisyyttä sekä teknistä osaamista sekä oikeanlaista kalustoa. Huomionarvoisia asioita ovat esimerkiksi:
- studiotilan ehostus rekvisiitalla ja valaistuksella: ei saa olla esimerkiksi liian hämärää
- kuvattavien kohteiden sommittelu tilassa: puhujia ei saa sijoittaa esimerkiksi liian lähellä takaseinää, jotta he eivät häviäisi taustaan ja että saadaan luotua syvyysvaikutelmaa kaksiulotteiseen kuvaan
- kiinnostavien kuvakulmien valinta ja reaaliaikainen leikkaus
- kameroiden värimäärittelyt
- riittävän tehokas lähetyskone ja oikeanlainen lähetysohjelmisto
- mahdollinen varalähetysjärjestelmä
- sopivien videoformaattien valinta, resoluutio, kuvanopeus, bittivirta jne.
- puhujien nimien ja titteleiden näyttäminen lähetyksessä sekä muun graafisen materiaalin varmistaminen toimivaksi
- presentaatiomateriaalien, etäyhteyksien ja audion yms. järjestelyt: miten esimerkiksi varmistetaan, että puhujat näkevät omat esityksensä, miten etäpuhujan ääni kuuluu ja miten varmistaan ettei ääni lähde kiertämään
- riittävän tarkasti etukäteen sovitut vaihdot esimerkiksi mikkien, puhujien ja diaesitysten osalta – tämä tarkoittaa käytännössä aloituspalaveria, jossa käydään ohjelma läpi kohta kohdalta
Netin yli tapahtuvaan livetilanteeseen liittyy lukuisia teknisiä riskejä, jotka tulisi huomioida ja mahdollisimman hyvin poistaa etukäteen, jottei mielikuva webinaarin järjestävästä organisaatiosta saa kolhuja. Osaava tekninen kumppani on ottanut huomioon lukuisia skenaarioita, jotta webinaarin järjestäjä saisi keskittyä luottavaisin mielin itse sisältöön.
Muista hyödyntää osallistujadata
Webinaarin jälkeen kerätty osallistujadata ja webinaarin päätteeksi kerätty palaute analysoidaan. Lähetyksen jälkeen on tärkeää hyödyntää syntynyt momentum pikaisesti tarjoamalla esimerkiksi lisämateriaalia osallistujille. Kumppanin tuottama markkinointia tukeva videosisältö webinaarista kannattaa hyödyntää sosiaalisen median alustoilla.
Webinaarin järjestäminen tiivistetysti
Webinaari on tehokas työkalu. Jotta sen potentiaali saadaan hyödynnettyä täysimääräisesti, tulee ottaa huomioon sisällölliset, markkinoinnilliset, tekniset, teknologiset ja esteettiset näkökulmat. Webinaarin tulee olla koherentti kokonaisuus.
Usein on järkevää keskittää oma energia vain sisältöön ja markkinointiin hyvän webinaarikumppanin tarjotessa esteettisesti miellyttävän teknisen ja teknologisen selkärangan mikrosisältöineen avaimet käteen -periaatteella. On erittäin suositeltavaa tarjota kohderyhmälle webinaarisisältöä tasaisin väliajoin työkalun täyden potentiaalin hyödyntämiseksi.
Tutustu webinaari palveluna -ratkaisuumme ja pyydä meidät kumppaniksi!
Webinaarin järjestäjän muistilista
- Määrittele tarkasti tavoite ja kohderyhmä.
- Sisällön täytyy olla hyödyllistä kohderyhmälle, joten käytä sisällön jalostamiseen aikaa.
- Kiinnitä huomiota tekniikassa ensimmäisenä vakaaseen nettiyhteyteen sekä miellyttävään audioon.
- Tekninen, teknologinen ja esteettinen toteutus vaativat yllättävän paljon aikaa ja muita resursseja. Huolehdi esitysmateriaalit ajoissa tekniikan toteuttajalle ja pyri välttämään viime hetken muutoksia. Tiedosta, että yhden vähäiseltäkin tuntuvan osasen lisääminen tuotantoon saattaa vaikuttaa ketjureaktion tavoin useisiin teknisiin yksityiskohtiin.
- Panosta markkinointiin ja hyödynnä webinaaritallenne erilaisissa markkinointisisällöissä.
- Pyri tekemään webinaarikokemuksesta mahdollisimman selkeä ja haasta yleisöä vuorovaikutukseen.
- Mieti, voisitko tarjota kohderyhmällesi jatkuvaa webinaarisisältöä tasaisin väliajoin brändimielikuvan vahvistamiseksi.
Olemme kirjoittaneet myös kattavan tietopaketin tapahtuman järjestäminen -aiheesta.