Tapahtumat ovat olennainen osa yritysten markkinointiviestintää ja tavoitteellista tekemistä. Vaikuttava tapahtuma syntyy kun ohjelmasisältö ja tekninen toteutus muodostavat eheän kokonaisuuden. Kun valo, ääni ja kuva tukevat tavoiteltua tunnelmaa ja viestiä, jää osallistujalle vahva muistijälki.
Tapahtuma, jolla on tarkoitus
Merkitykselliset yritystapahtumat eivät ole satunnaisia juhlia tai velvollisuuksiin perustuvia kokoontumisia vaan niillä on selkeä rooli liiketoiminnan tukena: ne rakentavat asiakassuhteita, vahvistavat brändiä, tukevat myyntiä ja sitouttavat henkilöstöä. Myös teknisen toteutuksen on palveltava näitä päämääriä.
Tekniikka, joka tuntuu
Tapahtuman tavoitteen tulisi aina ohjata teknisten ratkaisujen valintaa: miksi tilaisuus järjestetään, ketkä osallistuvat ja mitä halutaan saada aikaan? Vasta tämän pohdinnan jälkeen voidaan päättää, millaisia ratkaisuja valon, äänen, kuvan ja rakenteiden suhteen tarvitaan.
Hyvä tekninen toteutus ei vie huomiota sisällöltä vaan vahvistaa sitä. Oikein suunniteltu ääniympäristö auttaa keskittymään ja sisäistämään puhujien viestin. Lavarakenteet tuovat esiintyjät huomion keskipisteeseen. Valaistus luo mieleenpainuvan ilmapiirin. Striimausratkaisut mahdollistavat laajemman yleisön tavoittamisen. Jokainen yksityiskohta on osa kokonaisuutta.
Tekninen kumppani oikeassa roolissa
Teknisen toteutuksen rooli vaihtelee tapahtumasta toiseen. Välillä toteutus tehdään yhteistyössä tapahtumatoimiston tai muun tuotantokumppanin kanssa ja joskus tekninen tuottaja taas toimii itsenäisesti suoraan tapahtuman järjestäjän kanssa. Olennaista on, että roolit ovat selvät ja tekninen tiimi on mukana riittävän ajoissa, jotta ratkaisut ehditään suunnitella tavoitteiden pohjalta.
Parhaiten yhteistyö toimii kun kaikilla osapuolilla on yhteinen käsitys tapahtuman tarkoituksesta ja kohdeyleisöstä.
Selkeä prosessi luo varmuutta
Tekniikan suunnittelussa ja toteutuksessa onnistutaan kun niissä noudatetaan selkeää ja ennakoitavaa prosessia. Kun vaiheistus, aikataulutus ja vastuunjako on tehty ajoissa, vältetään viime hetken sotkuiset sähköpostiketjut ja muut epävarmuudet. Kaikki tietävät, missä mennään ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Unohtumattomat kohtaamiset eivät synny sattumalta
Vaikuttava tapahtuma on harkittu kokonaisuus, jossa sisältö, tila, ohjelma ja tekninen toteutus tukevat toisiaan saumattomasti. Kun tekniset ratkaisut suunnitellaan yhdessä selkeiden tavoitteiden pohjalta ja toteutus etenee johdonmukaisesti, syntyy tapahtuma, joka ei vain näytä ja kuulosta hyvältä vaan tuntuu oikeasti merkitykselliseltä. Tällainen tapahtuma jättää osallistujille vahvan muistijäljen ja palvelee aidosti liiketoimintaa.
Tarvitsetko tapahtumaasi teknisen tuotannon kumppania?
Scene Arts auttaa luomaan tapahtumia, jotka eivät ainoastaan näytä ja kuulosta hyvältä vaan tuntuvat merkityksellisiltä.
- Ota yhteyttä ja kerro tavoitteistasi
- Tutustu palveluihimme ja inspiroidu ratkaisuista