Miltä näyttää vaikuttava tapahtuma vuonna 2026, kun budjetit kiristyvät ja teknologiat kehittyvät vauhdilla? Eventillan Kaikki tapahtumista(ni) -webinaarissa Tapahtumateknologian trendit -aihetta avasi Scene Artsin toimitusjohtaja Joonatan Niemi. Keskustelua johti Eventillan markkinointipäällikkö Vilma Autio. Tässä artikkelissa käydään läpi keskustelun tärkeimmät nostot.
Webinaaritallenteen voit katsoa artikkelin lopusta.
Näyttävyys syntyy sisällöstä ja tunnelmasta, ei teknisistä kikoista
Joonatan muistutti, että vaikka tapahtumateknologia kehittyy vauhdilla, tärkeintä on edelleen sisältö. Jos ohjelma on kiinnostava ja eteneminen selkeää, tekniikka tukee kokemusta mutta ei korvaa sitä.
Tunnelma on toinen vaikuttavuustekijä. Se rakentuu sekä sisällöstä että teknisistä yksityiskohdista, ja toisaalta voi helposti särkyä, jos jokin elementti tökkii. Pienetkin asiat, kuten huolimaton sähköpostikutsu tai epäselvä osallistumislinkki, voivat horjuttaa kokonaiskokemusta.
Kun budjetti on tiukka, keskity kahteen asiaan
Pienemmälläkin rahalla voi tehdä vaikuttavan tapahtuman, kun priorisoi oikein. Joonatanin mukaan tärkeintä on huolehtia näistä kahdesta:
- Asiat näkyvät (valaistus, kuvat, visuaalisuus)
- Asiat kuuluvat (äänentoisto, selkeä puhe, oikeat mikrofonit)
Jos nämä eivät toimi, muu panostus voi mennä hukkaan. Myös ohjelman rakenteessa voi säästää: esimerkiksi kahden paneelikeskustelun yhdistäminen yhdeksi voi vähentää teknisiä haasteita ja selkeyttää kokonaisuutta.
Led-screenit ovat nouseva tapahtumien vetonaula
Yksi teknologinen trendi, joka sai erityishuomion, oli led-screenien yleistyminen. Ne syrjäyttävät yhä useammin videotykit niin pysyvissä kuin live-ratkaisuissa. Led-screen tuo tapahtumaan wow-efektiä ja vangitsee huomion tehokkaasti. Etenkin tumman taustan ja hallitun valaistuksen yhdistelmä voi nostaa tilan näyttävyyden aivan uudelle tasolle.
Saavutettavuus paranee, tekoäly avaa uusia mahdollisuuksia
Webinaarissa käytiin läpi kiinnostava kokeilu, jossa englanninkielinen keynote-puhe käännettiin suomeksi ja näytettiin tekstimuodossa valkokankaalla lähes reaaliajassa. Tekoälyn hyödyntäminen live-tekstityksessä on vielä kehitysvaiheessa, mutta siinä nähdään merkittävä mahdollisuus etenkin monikielisiin yleisöihin ja saavutettavuuden parantamiseen.
Toinen esimerkki liittyi henkilökohtaiseen kokemukseen. Oman puhelimen kautta saatava tulkkaus tai tekstitys voi tulevaisuudessa olla arkea tapahtumissa.
Softaviidakko ei ole este, eikä siihen tarvitse hukkua
Uusia tapahtumasovelluksia ja tekoälyratkaisuja syntyy jatkuvasti. Miten valita oikein? Joonatanin vinkki on selkeä: “Rentoudu. Kokeile. Testaa.” Kaikkea ei tarvitse hallita heti, eikä kaikkien järjestelmien tarvitse keskustella täydellisesti keskenään.
Tärkeintä on hyvä asenne: kokeile asioita uteliaisuudella, ei pakolla. Ja kun aika tai osaaminen ei riitä, kysy neuvoa tai ota ammattilainen mukaan ajoissa.
Milloin tarvitset ammattilaista?
Raja menee usein siinä, kun tapahtumalla on ulkopuolinen yleisö, kuten asiakkaita tai sidosryhmiä, ja tapahtumalla halutaan tehdä vaikutus. Myös hybriditilanteet ovat kriittisiä, sillä tapahtuma täytyy toteuttaa samanaikaisesti sekä paikan päällä että verkossa. Tällöin kuva ja ääni on saatava toimimaan moitteettomasti molemmissa ympäristöissä, mikä kasvattaa teknistä riskiä.
Tekninen tuki ei aina tarkoita suurta budjettia, mutta se tarkoittaa varmuutta. Pienillä ratkaisuilla voi saada paljon aikaan, kun ne tehdään oikein.
Viisi vinkkiä, jotka pitää olla kunnossa tapahtumatekniikassa
- Panosta ääneen ja kuviin
Jos osallistujat eivät kuule tai näe, kaikki muu menee helposti hukkaan. - Varaa aikaa tekniikalle
Pystytys vie aina enemmän aikaa kuin uskot. Suunnittele aikataulu realistisesti. - Laadi ajolista
Hyvä ajolista on teknikon tärkein työkalu tapahtuman flown ylläpitämiseen. - Tarkista videot ja esitykset etukäteen
Erityisesti videot äänineen kannattaa testata ennen tapahtumaa. - Älä keskeytä teknikkoa vaihdon aikana
Anna teknikon keskittyä siirtymätilanteisiin rauhassa, jotta kaikki toimii ajallaan.
Yhteenveto: Tekniikka tukee, mutta sisältö kantaa
Teknologia mahdollistaa vaikuttavammat tapahtumat kuin koskaan ennen, mutta sisältö ratkaisee edelleen. Suunnittele tapahtuman kokonaisuus huolella, mieti tunnelmaa ja käytä teknologiaa tukemaan sitä, ei viemään huomiota.
Jos et ole varma, miten lähteä liikkeelle tai missä vaiheessa tarvitset apua, kysy rohkeasti. Scene Arts ja Eventilla auttavat mielellään.
Katso webinaaritallenne alta.